自宅でパソコンを操作している女性

派遣の仕事で事務職やオフィスワークを希望する場合、「基本的なパソコンスキルは必須」と書かれている求人をよく見かけますよね。

パソコンが苦手な方や、今まで仕事でパソコンをあまり使わなかった方にとっては、どの程度のスキルが求められているのか迷ってしまうことも多いでしょう。

そこで今回は、派遣の事務職やオフィスワークで求められるパソコンスキルについて詳しく解説します。

パソコンに苦手意識を持っている方は、ぜひチェックしてみてください。

事務職やオフィスワークに必要なパソコンスキル

仕事中のオフィス風景

今の時代、パソコンの操作ができないと事務職やオフィスワークの仕事に就くことはできない、といっても大げさではありません。

派遣会社の登録会に行くと、基本的な説明を受けた後にスキルチェックテストを実施することも多いです。

「○○さんはパソコンスキルが足らない」と判断されてしまうと、希望の仕事を紹介されなくなってしまう恐れがあります。

ではどの程度のパソコンスキルを身に着けておく必要があるのでしょうか。

パワーポイントは使わないという職場もあれば、エクセルスキルさえあればOKという職場もあったり、求められるレベルは派遣先によって様々。

一般的な例として、以下6点を身につけておけば、応募できる求人の幅が一気に広がります。

  • ブラインドタッチができる
  • フォルダ管理を理解している
  • メールソフトの操作ができる
  • エクセルで四則演算ができる
  • ワードで文書作成ができる
  • パワーポイントで資料が作れる

それぞれについて順を追ってご説明していきます。

モリモリ

いきなり全部のスキルを身に着けていくのは大変です。少しずつ練習を重ねてスキルを身に着けていきましょう。

ブラインドタッチができる

パソコンを操作している手

まずはパソコンスキルの基本中の基本とされるブラインドタッチを身に着けたいですね。

人差し指で一文字ずつ入力しているような状態では、オフィスワークや事務派遣の仕事に就くことは難しいでしょう。

最初はゆっくりでもいいので、両手を使って性格なタイピングができる状態を目指しましょう。

早く正確なタイピングができるようになるには、練習を重ねる以外に道はありません。

イータイピングというサイトをはじめ、無料でタイピング練習ができるサイトはたくさんあります。

空き時間にコツコツ練習してみましょう。

フォルダ管理を理解している

事務の仕事に就く上で、ファイルやフォルダの管理もきちんと理解しておく必要があります。

社内の人間だけがアクセスできる共有サーバー上でデータを管理している職場も多く、重要なファイルを間違って削除してしまったり、保存すべきフォルダにファイルがなかったりすると、派遣先に迷惑をかけてしまいます。

操作方法を間違えたことが原因で、機密情報を漏洩させてしまう、なんてことが起こる可能性もゼロではありません。

複数のファイルを圧縮したり、圧縮された状態で届いたデータを解凍することもあるでしょう。

いずれも簡単な操作ではありますが、きちんと理解できているか確認しておきましょう。

メールソフトの操作ができる

パソコンで仕事をしている女性

メールを送受信するためのソフトについても、基本的な知識は持っておきたいですね。

ただしメールソフトは職場によって様々なものを使用しています。

Outlookを使っている職場もあれば、Thunderbirdというソフトを使っている会社もあります。

扱うソフトによって操作方法が微妙に異なることは想定しておきましょう。

どのようなメールソフトを使うことになったとしても、CCやBCCの違いを理解しておくことや、適切なビジネス用語を書けるようになっておくことは無駄になりません。

ビジネスメールを今まで一度も送ったことがない方は、あらかじめネット上でビジネスメールの文例をたくさん見ておくことをおすすめします。

ダメー!

取引先へメールを送るときに、「お疲れ様です。」なんて書いたらダメですよ。メールのマナーを勉強しておきましょう。

エクセルで四則演算ができる

事務派遣やオフィスワークで働く場合、ワードとエクセル、いずれもある程度のスキルは要求されますが、エクセルスキルが求められることの方が多いといえます。

特に経理部門の仕事に就いたときや、営業事務であっても請求書や見積書を作成する際にエクセルは多用することになるでしょう。

エクセルはとても奥が深く、極めようと思うととことん突き詰めることもできるのですが、まずは以下3点のマスターを目指しましょう。

  • 基本関数(四則演算)
  • 表やグラフの作成
  • データの入力、集計

関数を使って足し算や引き算ができること、そしてSUM関数やAVERAGE関数なども使えるようになると、日々の業務を大幅に効率化できます。

プラスαのエクセルスキル

ある程度エクセルの操作に慣れてきたら、セルの書式設定や印刷範囲の設定、フィルタや条件付き書式などもマスターしたいですね。

具体的には以下のようなスキルです。

  • IF関数
  • VLOOKUP関数
  • ROUND系関数
  • SUMIF・SUMIFS関数
  • COUNT系関数
  • ピボットテーブル
  • マクロ機能 など

エクセルならではの機能を使いこなせるようになれば、派遣の仕事を探す上で大きな強みになります。

更なるレベルアップを目指すなら、マウスを使用せずにキーボードのショートカットキーも活用したいですね。

ショートカットキーをマスターすれば、ホームポジションを崩すことなくかつスピーディーな業務を進められるため、更なる効率アップにつながります。

ヤッター

高度なエクセルスキルを身につけると、時給の高い仕事に就けるチャンスも増えますよ。コツコツ努力を続けていきましょう。

ワードで文書作成ができる

ワードについても、少なくとも以下のような最低限の操作方法は理解しておきたいですね。

  • 簡単な文章作成
  • フォントの色や大きさの変更
  • 文書の体裁を整えられる など

一般事務や総務部門で事務職として働いていると、社内に掲示するお知らせや、会議で配布する資料などの作成を任されることもあります。

フォントや文字の大きさ、装飾を適切に扱ったり、エクセルで作成した表や図の挿入、印刷範囲の設定あたりはマスターしておきたいです。

少しややこしくなってきますが、差し込み印刷などの機能も理解しておくと、あらゆる事務仕事で間違いなく役立ちます。

年末が近づくと取引先に年賀状を送る企業も多く、差し込み印刷機能を活用して宛名印刷をしてしまう、という場面もあるでしょう。

うーん

ワードはほとんど使わない、という職場もありますね。希望する部署によっては、エクセルスキルの習得を優先したほうがいいですよ。

パワーポイントで資料が作れる

パソコンで資料作成中の女性

エクセルやワードに比べて優先度は低くなりがちですが、営業事務などの仕事を希望するならパワーポイントも使えるようになっておきたいです。

操作方法はワードと似ている部分もあるので、ある程度ワードを扱える方ならスムーズにスキルを習得できるはずです。

企画書や提案書を作れたり、スライドショーを操作できるようになると派遣先で重宝されます。

ただし企画書などを作るときには、単にパワーポイントの操作方法を理解しているだけではなく、デザインやレイアウトについても学ぶ必要があります。

資料として見やすく、本当に伝えたいことをきちんと伝えられる資料作りを目指したいですね。

パソコンが苦手な人におすすめのスキルアップ方法

パソコンの前で悲壮感を漂わせている女性

派遣の仕事で事務職やオフィスワークを希望する際に、どの程度のパソコンスキルが求められるかイメージできたでしょうか。

ではここからは、パソコンスキルを磨くためには、どのようにすればいいのかご説明していきます。

パソコンスクールに通う

最も確実な方法はパソコンスクールに通って、エクセルやワード、パワーポイントの操作方法を学ぶことです。

パソコンスクールの講師は教えることのプロなので、説明もわかりやすく、短期間で効率的にスキルを習得できます。

ただし相応の費用がかかることは覚悟しておきましょう。

数万円の出費で済むものから、10万円を超えるような授業料を支払うことになるスクールもあります。

お住いの地域によっては、パソコンスクールが近くにないということも考えておく必要がありますね。

テヘペロ

お金に余裕がある方や、ひとりで学ぶことが極端に苦手な方にパソコンスクールはおすすめです。

資格取得に挑戦してみる

パソコンスクールに通うのであれば、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)の資格取得を目指すのもひとつです。

履歴書の資格欄に書いておけば、それなりのパソコンスキルを持っていることの証明になります。

独学でもMOSの資格は取得可能ですが、テキストだけではわかりづらい点も多く、初心者の方にはあまりおすすめできません。

MOSと同じくらい有名な資格のひとつに、エクセル表計算処理技能認定試験があります。

エクセル表計算処理技能認定試験は、厚生労働省の教育訓練給付制度にも指定されている資格。

エクセル表計算処理技能認定試験は、サーティファイが1995年より実施している民間の検定試験。

『Microsoft_Excel』の基本操作からレイアウト、関数、グラフ、テーブル、マクロに至るまで、Microsoft_Excelの操作や機能に関する知識・技能を評価する。

Excel表計算処理技能認定試験とは – Wikipedia

難易度別に1〜3級まであり、1級の取得にはビジネス帳票、データベースに関する高度な実践的技能が求められるため、初心者の方にはおすすめできません。

頑張って2級を取得できれば、オフィスワークで求められるエクセルスキルは一通り身につけている証明になります。

時給の高い仕事を紹介してもらえたり、給与アップにつながるチャンスが増えるので、興味がある方は挑戦してみましょう。

モリモリ

資格取得はスキルアップできるのはもちろんですが、自信にもつながります。簡単ではありませんが、挑戦してみる価値はありますよ。

本やネットの情報で学ぶ

自宅で勉強中の女性

パソコンスクールに通ったり、MOSの資格取得を目指さずとも、本を買ったりネットから情報を収集するだけでも、オフィスワークで必要とされるスキルは概ね習得可能です。

1冊本を買ってみて、書かれていることをきちんと理解できるまで読み込めば、後は実践あるのみです。

特にエクセルの関数やピボットテーブルの使い方については、ネット上にたくさんのノウハウが掲載されています。

エクセルで迷ったときにはすぐにGoogleで検索、というクセをつけておくと何かと便利ですよ。

コチラ

パソコンの操作方法でわからないことがあるときは、すぐにGoogle先生に聞いてみましょう。

派遣会社の研修を活用する

講座を受けている人たち

ほかにも派遣会社が主催する各種研修や講座を活用するという方法もあります。

派遣会社に登録済みであることが条件ですが、オフィスワークや事務職で必要とされるパソコンスキルや、ビジネスマナーを学べる機会が豊富に用意されています。

派遣会社によって、無料で受講できるものから、2,000〜3,000円などの有料講座まで様々です。

提携先のパソコンスクールを割引価格で利用できる制度もあったりします。

研修や講座を受けられるのは登録スタッフの特権ですので、しっかり活用したほうがお得ですよ。

パソコンが苦手な人も働けるおすすめの仕事

パソコンスクールに通ったり、独学で学習をはじめたとしても、2〜3日でスキルを習得できるほど簡単なものではありません。

最も効率的にパソコンスキルを習得する方法は、仕事を通じて求められるスキルを磨いていくことです。

募集条件に「基本的なパソコンスキル必須」と書かれていても、最低限のスキルさえあれば働ける求人も多いです。

仕事をしながらパソコンスキルを磨くことができれば、お金も稼げて一石二鳥です。

では具体的にどんな業種・職種の仕事を選んでいけばいいのかというと、おすすめは以下の4つです。

  • コールセンター
  • データ入力
  • 受付業務
  • 一般事務

それぞれについて簡単にご紹介します。

コールセンター

コールセンターで働く若い女性

コールセンターの仕事はその名通り、あらゆる電話に対応することが仕事です。

特別なパソコンスキルは求められないことが多く、電話対応が未経験だったとしても教育制度の整っている職場も多いので安心して働けます。

ただし、電話対応の結果などを専用システムに入力していく作業が発生することも多いです。

エクセルやワードのスキルはなくても問題ありませんが、最低限のタイピングスキルは必要です。

人差し指でしかタイピングできない、という方は事前に練習しておくことをおすすめします。

コチラ

コールセンターは髪型や服装が自由の職場も多く、気軽に働けるという点から主婦の方から人気のある職場です。

データ入力

キーボードを操作する青い服の女性

タイピングならそこそこできる、という方ならデータ入力の仕事もおすすめです。

その名の通り、あらゆるデータを打ち込んでいくことが主な仕事です。

たとえば、アンケート結果の書かれた大量の用紙を渡されて、専用システムに個人情報などを一文字ずつ入力していく作業です。

黙々と作業を進めていくことになるため、コツコツ地道な作業に取り組むことが好きな人は活躍できるでしょう。

正確で素早いタイピングが求められるため、タイピングスキルを鍛えられる仕事ともいえます。

モリモリ

タイピングスキルがあれば、在宅でデータ入力の仕事を請けることもできるようになりますね。

受付業務

企業の顔でもある受付の仕事も、高度なパソコンスキルは求められないことが多いです。

ただし、受付として働く場合、身だしなみのルールがとても厳しい職場も少なくありません。

明るい髪色がダメだったり、ネイルもNGだったり、あらかじめ服務規程について確認しておくことをおすすめします。

また、来客応対だけではなく会議室の予約をシステム上で管理したり、外線電話を取り次いだり、多少のパソコン操作を任されることもあります。

派遣先によって差はありますが、パソコンをまったく使わない仕事、というわけではないので注意しましょう。

ヤレヤレ

言葉遣いや立ち姿など、厳しく指導される職場もあります。派遣といえども責任ある仕事ですよ。

一般事務

コピーをとっている働く女性

エクセルやワードの基本操作ができるなら、パソコンに苦手意識を持っていたとしても一般事務の仕事に挑戦してみてもよいでしょう。

ひとことで一般事務といっても、派遣先によって任される仕事は様々です。

派遣会社の担当者とよく相談しながら、高度なパソコンスキルを求められない一般事務の仕事を紹介してもらいましょう。

運良く希望通りの求人を見つけられたとしても、エクセルやワードなど、常にパソコンスキルを学んでいく姿勢が大切です。

ある日突然、簡単な見積書をエクセルで作って欲しい、と依頼される可能性もゼロではありません。

うーん

派遣先によってはあらゆる雑用を任されることも。パソコンスキルを持っておいて損をすることはないですよ。

苦手意識を克服すれば時給アップも夢じゃない

オフィスで談笑中の女性たち

パソコンスキルを身につけることは、選べる仕事の幅が広がることに留まらず、時給アップにもつながっていきます。

事務派遣やオフィスワークに限らず、ありとあらゆる仕事でパソコンスキルは発揮できます。

今は派遣の仕事を探していても、いずれは正社員として働きたい!と考えている人にとっても、パソコンスキルの上達は転職活動において強い武器になります。

パソコンスキルを身につけることは、キャリアアップの可能性を広げることにもなるのです。

パソコンに苦手意識を持っている方は、派遣会社の研修を活用したり、独学で学んでみるなど、少しずつでも努力をはじめてみましょう。

テヘペロ

誰だってはじめはパソコン初心者でした。ちょっとずつでも積み重ねていけば上手になるものですよ。

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自宅でパソコンを操作している女性

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まずは高度なパソコンスキルが求められない仕事で経験を積んで、ある程度スキルが身についてきたら、時給の高い求人にも挑戦してみましょう。

一度スキルを身に着けてしまえば、仕事はもちろんのこと、プライベートでも役立つ場面は多くなります。

家計簿を整理したり、年賀状を自宅でキレイにプリントしたり、パソコンへの苦手意識が無くなると毎日が楽しくなりますよ。

パソコンスキルを身に着けて、あなたの理想の働き方を実現しましょう。

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